Hace unos días, navegando buscando
otras cosas, me encontré con un artículo y me hizo que pensar en la productividad personal. Tanto es así que, desde mi perspectiva,
me gustaría comentarla, ya que en esta época de crisis, parece ser que la gente
se le ha olvidado esto de la “productividad personal”, y siguen haciendo
y deshaciendo como si les sobrase el dinero y el tiempo, o como si ganarlo fuese igual de
fácil que hace 5 años. Evidentemente también hay gente que está tocando de pies
al suelo y ve la realidad actual, por lo que están comedidos en este aspecto.
También nos encontramos con aquellos que por el hecho de ganar algo menos (en
especial por los recortes empresariales
y por los impuestos gubernamentales), aunque se dan cuenta de que estamos en
crisis, gritan, aúllan y se rasgan las vestiduras, como si fuesen ellos los más
perjudicados en la faz de la tierra, cuando la mayoría de los que están en
peores condiciones, son los que ven todo de forma más positiva.
Creo que lo mejor será explicando
que es la “productividad personal”, ya que veo a más de uno a puesto cara de no
saber de lo que hablo o con cara de “a este se le ha ido la olla!!”
Productividad
La RAE (Real Academia de la
lengua Española) define productividad
como “Relación entre lo
producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía,
etc.”
O dicho de
otra forma, es conseguir los objetivos marcados, utilizando óptimamente de los
recursos disponibles. Con ello nos referimos a que además de conseguir el objetivo
marcado, sino que se debe realizar de forma eficaz.
Personal
Se hace referencia a la persona
únicamente, aquí y ahora no sirven los
conceptos de grupo, que en Internet podemos encontrar cientos de explicaciones
de ello, más teniendo en cuenta que las personas actualmente raras veces
trabajan solas; unas veces en el marco del equipo de producción de una empresa,
otras con colaboradores para el trabajo de algún independiente. Pero aun así,
si se desea mejorar la productividad del conjunto, del equipo, del grupo, de
los colaboradores, se debe empezar por cuidar la productividad de las personas.
Eficiencia y Eficacia
Siempre se
habla que para mejorar esto o mejorar aquello, se debe ser más eficiente y
eficaz. Esto quiere decir que las cosas las puedes intentar hacer en menos tiempo o
puedes elegir las cosas que haces con más inteligencia. En el primer caso estás
mejorando la eficiencia de tu trabajo y en el segundo
caso hablamos de incrementar la eficacia.
Desgraciadamente nos solemos
encontrar con mucha gente que opina que es exactamente lo mismo una cosa y la
otra; o sea que mejorar el rendimiento sólo pasa por hacer más en menos tiempo.
Lo cierto es que sería ideal
poner en practica los dos conceptos simultáneamente, pero en la práctica, pocas
veces nos permite hacerlo, ya que dependiendo del trabajo, del proceso, del
ambiente circundante, predominará uno sobre el otro. Lo importante es que cada
uno de nosotros debemos poder detectar cual es el que en cada momento debe
imprimar sobre el otro. Obviamente, lo mejor es optimizar ambos aspectos de
nuestro trabajo, para avanzar hacia nuestros objetivos con el mínimo uso de
recursos.
El barco se hunde
Para poder explicar cómo mejorar
nuestra Productividad Personal, podemos empezar por asimilar nuestra situación,
y para entenderla podemos imaginarnos que somos capitanes de un barco. Como
capitán de este barco que lleva nuestro nombre, tenemos dos responsabilidades:
hay que controlar el barco –asegurarnos que el
motor funciona bien, que tenemos suficiente comida, que la tripulación sabe qué
hacer, etc. – y mantener
el rumbo – verificar
la brújula, planificar la ruta, etc.
Si el barco se encuentra en una
tormenta y se está hundiendo –algo parecido a la situación actual de mucha
gente– queda claro qué la prioridad en este momento es recuperar el control. Cuando estaremos fuera de la
tormenta, volveremos a ocuparnos de regresar a la ruta correcta.
Primero control, luego objetivos
Cuando por fin decidimos mejorar
nuestra Productividad Personal, lo que solemos hacer es empezamos a fijarnos objetivos. El problema es que para poder
llegar a estos objetivos, hay que tener muy claro los proyectos y crear las
correspondientes tareas. Como solemos tener demasiado
trabajo, queda claro que crear más tareas para cumplir nuestros objetivos, es
claro que no es la solución. Si queremos definir y determinar nuestras metas, lo que primero debemos hacer, necesitamos
hacer, es controlar nuestra vida para tener espacio de maniobra para cualquier
situación.
Y en caso que nos faltaran ambos eficiencia y eficacia, lo mejor es trabajar primero la eficiencia – que equivale al control –, sin olvidar que más tarde habrá
que pensar también en el rumbo de nuestra vida.
Porque no avanzamos, procrastinamos
¿Qué es procrastinar? Significa postergación o posposición; es la acción o hábito de postergar
actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras
situaciones más irrelevantes y agradables.
Una persona
verdaderamente productiva tiene una característica muy importante: hace
cosas y no las pospone para otro momento.
Podemos
planificar todo lo que queremos hacer, usar el mejor gestor de tareas,
tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar nuestros
objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizamos ninguna acción.
Pero esto no es
todo: como hay más trabajo que horas
(y esto no es falso, ni en estos momentos), no es suficiente solo finalizar las tareas. Debemos hacer una elección:
cuáles son las cosas que haremos y cuáles son las cosas que dejaremos de hacer.
Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que nos dan más
beneficios a largo plazo y dedicar nuestros esfuerzos a estas tareas.
Por ello, si
realmente queremos ser productivos, solo nos resta seguir dos pasos:
1.
Decidir qué vamos
a hacer (y por tanto,
decidir qué no vamos a hacer)
2.
Hacerlo.
Aunque parece
demasiado fácil, a la práctica no lo es. Nos solemos encontrar en bastantes
ocasiones que hay una tarea es más importante que otras, pero que nos dedicamos
a hacer otras cosas menos importantes. Aunque mañana vence el plazo de entrega
de un proyecto, antes de ponernos a redactarlo, primero consultamos los mail
que nos han llegado (y el Facebook aquellos que tienen la “drogodependencia”
más fuerte). Sabes que tú jefe o cliente está esperando el informe, pero lo que
primero haces es organizar los papeles que tienes en la mesa, por decimoquinta
vez. Somos conscientes de que hay tareas importantes para finalizar, Pero
dedicamos tiempo a otras cosas.
Este
comportamiento se llama procrastinar. Existen varias razones porque
procrastinamos y cada causa tiene sus soluciones. En todos los casos, el primer
paso es ser consciente de que lo estamos haciendo. Ahora mismo estás leyendo
este texto. ¿Realmente es el mejor uso de tu tiempo? Espero que la respuesta
sea un sí rotundo, porque la información en este artículo te ayuda a
mejorar tu forma de trabajar, dando mejores resultados a largo plazo.
Para empezar a
eliminar la procrastinación, debemos analizar el uso de nuestro tiempo. ¿A qué
tareas hemos dedicado más tiempo? Podemos hacer un control de uso de tiempo en
una sencilla hoja de papel: cada 15 minutos apuntas qué estás haciendo en este
momento. Después de algunos días tendremos suficientes datos para analizar cómo
estamos usado nuestro tiempo.
Inténtalo
durante unos días, de lunes a viernes, por ejemplo, los resultados te
sorprenderán.
Hay más trabajo que horas
Aunque p arece una contradicción, pero
hoy en día, en plena crisis económica, el volumen de trabajo que tenemos es más
grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las
instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de
hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay
que dejar de hacer.
Debemos mirar atentamente las
acciones que tenemos pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin
leer en la bandeja de entrada, tenemos que escribir tres presupuestos para
clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que
cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de nuestra pareja
– ¿ya tienes regalo? –, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el
informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de
evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.
Tienes demasiado trabajo
Si gastásemos parte de nuestro
preciado tiempo en realizar una lista de
todas las acciones pendientes, tendremos al menos cien tareas. Si realizásemos todas
las tareas, necesitaremos al menos un mes para finalizarlas todas. Pero cada
día se reciben veinte emails y cincuenta llamadas con nuevas tareas. Cada día
recibimos más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece.
Muchas veces apuntamos estas nuevas tareas, pero ya sabemos que muchas de ellas
no vamos a tener la posibilidad de hacerlas.
Decir no
Para poder realizar las cosas
realmente importantes, debemos aprender a decir una palabra que a muchos les
cuesta horrores decirla: NO. Debemos aprender a desechar tareas no son tan
importantes para nuestros proyectos. El mejor momento para eliminar trabajo es
cuando recibes la petición de una tarea nueva, de lo contrario, la lista
crecerá y crecerá y crecerá….
El único problema es, ¿cómo saber qué tareas puedes descartar? ¿Cómo puedes establecer prioridades?
¿A qué te dedicas?
Las dos únicas razones reales
para realizar una tarea son la responsabilidad
o la acción que ayuda a lograr los objetivos
a largo plazo. Nuestras responsabilidades
describen la situación actual: qué tenemos que hacer y cuáles son las cosas que
nos impiden conseguir el objetivo. Nuestros objetivos
explican qué cambios queremos aplicar a esta situación actual. Si una tarea no
es responsabilidad nuestra ni nos ayuda con nuestros objetivos, es de lógica
que no deberíamos hacer esta tarea, ya que realmente pertenece a otra persona
que quiere que se la hagamos por ella.
Tener claro cuáles son nuestras responsabilidades y objetivos es la única condición inamovible
para poder descartar tareas. Si no tenemos claro a qué nos dedicamos, acabaremos
con demasiado trabajo para hacer.
Fuente: http://www.jmgris.com/
Papá Vader